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职场对外接待礼仪与注意事项有哪些
随着经济的快速发展 ，礼仪在商务活动中显得尤为重要 。而其中的接待礼仪也将成为决定商务活动成败的重要因素之一 。下面是我为大家详细介绍职场对外接待礼仪与注意事项 ，欢迎大家阅读！
职场对外接待礼仪与注意事项
一 、会议前准备工作：
先掌握好使用会议室的单位 、人数 、时间及要求 ，按要求布置会场 、摆放所需要用具 。提前与保卫科联系留好车位 。如会议中需要保安保障 ，保安需着统一整洁保安服装 。会议室提前30分钟打开空调 ，检查电源是否有电 ，电脑 、投影仪 、电视工作是否正常，卫生间手纸 、擦手纸 、洗手液是否准备齐全 ，两个阳台的门是否打开 ，阳台是否干净，检查灯光效果 ，准备会议所需要的纸笔 。
(一)准备茶杯：洗净双手 ，从消毒柜中取出已消毒的茶杯 ，检查有无破损 ，表面是否洁净透亮 。
(二)物品位置：应摆放在参会人员右上角 ，杯把与人呈45度角 。杯子与桌边位置应以可放置A4纸张的距离为宜 ，信纸摆放在人的正中位置 ，笔摆放在纸的上方呈45度角 。
会议室使用时 ，应有专人接待客人 ，在客人未来前整理好仪表 ，站立在梯口迎接 。客人来时 ，目视对方 、面带微笑 ，向客人问候示意，并手示意请进 ，引领客人进入会议室 。冬季 ，对进入会场的来宾脱下的衣帽，服务人员及时伸手去接 ，并挂好 。
二 、环境规范
厅地面 、墙面 、窗户无尘土 、无污迹 、无裂痕 、无杂物 、按时擦拭干净整齐 。厅内无噪音 、功能区域 、划分合理 ，客人开会互不干扰 。厅隔音效果好 ，能有效的保护会议内容不被泄露 。厅灯光设计和采光效果符合会议需求 ，并能起到装饰和调解气氛的作用 。厅新风供应量充足 ，通风流畅 ，空气新鲜 ，空气质量达到国家标准 。厅内温度 、湿度适宜 ，室内无静电 、无污浊漂浮物 、无异味 。室内环境布置 、办公用品的配置能满足安全 、方便 、舒适 、实用的使用需求 。装饰有适当的绿色植物 、鲜花 、饰品等 ，能使客人视觉上得到充分的放松 。
三 、会标使用规范
会标及揭示会议主要议题的文字性标志 ，一般以计算机制成幻灯映射于电视或投影幕布上 ，或用醒目的横幅形式悬挂于会场背景墙上 ，会标的使用规范包括字迹要规范 、醒目 、内容言简意赅，上横幅的字以不超过13个字为宜 ，会标内容要突出会议主题 ，横幅以选用红色，横幅悬挂位置合理 、挂放端正 、垂直 、无褶皱 、无破损 。
四 、会议台形布置规范
礼宾次序一般按行政职务 、按字母顺序 、按到场顺序 。双边会议的厅室一般主要领导居中 ，2号领导在1号领导的左手位置 ，3号领导在1号领导的右手位置;宾主相对而坐 。主人应在背对向门的一侧就座 ，多边会谈主宾和主人的座位居中相对摆放 ，座位两侧的空当应比其它座位略宽一些 ，主人也应在背对向门的一侧就座 ，记录员一般在会谈桌的后侧就座 。(如会谈的人数较少 ，也可以安排在会谈桌前就座)
五 、会议倒水知识
(一)会议开场前选择好加水时间方式
会议加水时间一般要选择在会议开始前5分钟左右 。倒水时要注意不要太满以杯的七八分满为宜 。杯把要一律向客人右侧45度 ，在倒茶后要做出请用的手势 。端放茶杯动作不要过高,更不要从客人肩部和头上越过 ，续水时不要把壶提得过高,以免开水溅出 。如不小心把水洒在桌上或茶几上 ，要及时用小毛巾擦去 。不要将杯盖扣放桌上 。倒过水后 ，要逐杯加以检查 。检查时 ，可用于触摸一下杯子的外端，如果是热的 ，表明已倒过水 ，如果是凉的，说明漏倒水了 ，要及时补倒 。续水一般在活动进行15--20分钟后 ，要随时观察会场用水情况 ，遇到天热时就要随时加水 。不端茶杯 ，直接在桌上或茶几上往杯中倒水 、续水 ，是不符合操作规范的 。在往高杯倒水 、续水时 ，如果不便或没有把握一并将杯子和杯盖拿在左手上 ，可把杯盖翻放在桌上或茶几上 ，只是端起高杯来倒水 。服务员在倒 、续完水后要把杯盖盖上 。注意 ，切不可把杯盖扣放在桌面或茶几上 ，这样既不卫生 ，也不礼貌 。如发现宾客将杯子放在桌面或茶几上 ，服务人员应立即斟换，用托盘拖上 ，将杯盖盖好 。
(二)顺序：开会倒水 ，从右开始(领导先，顺时针顺序进行)倒水时 ，壶嘴不要对客人 ，要从客人右边倒 。主席台一定从客人背后加水 。
五 、会议过程服务
(一)注意观察和控制会议室大门的人员出入 ，维持秩序 ，保证会议室周围环境安静及安全 。
(二)注意观察开会情况 ，随时关注会议室内温度及音响效果 。
六 、会议结束工作：
结束时应及时打开会议室大门 ，使开会人员顺利离开会议室 ，并帮忙按电梯 。在人员撤场时检查是否有遗留物品 ，及时发现通知相关人员 。最后关闭电源开关 、门窗 ，清场完毕后锁好门 。
服务人员仪表的基本要求
仪表包括人的容貌 、服饰和个人卫生等方面 ，是一个人精神面貌的外在表现 。
对服务人员头发的基本要求是：时刻保持头发健康 、秀美 、清爽 、卫生 、整齐的状态 。经过修饰之后的头发 ，必须庄重 、简约 、典雅 、大方 。应将头发盘起 ，佩戴统一头花，避免披头散发 ，在服务工作中最好避免在头发上佩戴复杂夸张的饰物 。
男士接待人员的发型以整洁 、长短适中为宜 ，长度要求是前不及眉，后不及领 ，侧不遮耳;避免怪异 、过于新潮的发型;不宜使用任何发饰;切记保持头发清洁 、无头屑 、颜色自然 。
对服务人员面部的基本要求是：保持面部清洁 ，特别要保持眼睛的洁净;不佩戴鼻丁;注重口腔卫生 ，保证牙齿中无残留物;面部表情需自然 ，避免愁眉苦脸 。女服务人员必须淡妆上岗 ，避免浓妆艳抹 。
男士接待人员要剃须 ，不留长发 ，同时要避免身体有异物或异味 。
着装：规范 、整洁
服务人员上班期间应统一着应季制服上岗 ，并保持制服干净 、整洁 ，具体要求如下：
鞋袜干净 ，无破损或划痕 ，鞋带不拖拉 ，鞋的款式简单大方以黑色为宜，鞋跟高度适中;袜子颜色自然 ，女服务人员着裙装时需穿着黑色长统袜 ，袜口不能从裙下露出 。
制服整洁 、合体 、无破损，整齐系好纽扣 ，领子和袖口洁净 、无污物 ，衣肩无头屑 。穿着制服时应避免内衣 、内裤外露或外透 ，并时常检查领带或领巾的位置是否正确 。服务人员应避免佩戴华丽 、抢眼的首饰 ，工作时间最好不佩戴任何珠宝或首饰 。
个人卫生：服务人员的指甲需经常修剪 ，保持指甲清洁 ，不留长指甲 ，不涂有色指甲油 。
勤洗澡 ，经常更换内衣 、内裤和袜子 ，保持身上无异味 。
经常漱口 ，保持口气清新 ，上班前忌吃葱 、蒜等有异味的食物 。
综上所述对服务人员仪表的基本要求是整洁 、朴素 、高雅 。
服务人员不仅要注重外在形象的塑造 ，更要注重培养自己内在的气质 、修养，并在服务过程中通过形象 、微笑 、眼神 、言行 、仪态等展现给顾客 。高雅的仪表需要长时间的积累和沉淀 ，需要服务人员用心修炼 。
职场对外接待礼仪
着装仪容规范
不要忽视办公室着装 。如果你看上去干净利落 、衣着整洁 ，自己也会感觉良好 、自信十足 。注意，在穿着上不要百无禁忌 ，过于招摇 。新进单位的人要根据自己工作性质 、职位选择适宜的服装 。不要穿过于追逐时尚;过于休闲的服装 ，相对保守正规一些的服装会给人留下好感 。此外 ，要是你整天标新立异 ，想办法从外观上引起上司或者同事们的视线的话 ，上司或者同事们反而会认为你不把心思放在工作上 ，工作肯定不会太认真 。
来访者接待
前台在岗位上一般是坐着的 。但遇到有访客来时 ，应立即起身 ，面朝向来访者点头 、微笑致意：您好 ，请问您找一位? 、有预约吗 。知道找谁 ，并确认是预约之后 ，请来访者稍等 ，立即帮其联系 。如果要找的人正在忙，可以请其稍等 ，用规范的仪态引领来访者入座倒水 。如果等了很长时间 ，访客要找的人还在忙，要关照一下来访者并说向其说明 ，不要扔在那里不管 。
如果来访者要找的没有出来接 ，让其自己过去 ，前台接待应该用规范的手势指引如何去 ，或者带来访者去 。如果来访者要找的人的办公室门即使是开着的 ，也要先敲门 ，获得许可后再请来访者进入 ，为来访者倒好茶后 ，前台就要返回岗位 。当然 ，如果前台只有一位的话 ，直接指引来访者就行了 。
如果来访者知道找谁 ，但没有预约 ，办公室前台要打电话问问，告诉相关同事或领导助理/秘书 ，单位的来访 ，不知道是不是方便接待 。出于对来访者的礼貌和方便拒绝时的得体处理，即使是要找的同事或者领导亲自接 ，都可以当作是其他人接的电话 ，再询问 。这样在来访者听来 ，即使电话那头没有答应接待 ，也不是他要找的人直接拒绝的 ，为一下步的处理留下了余地 。
接电话礼仪
办公室前台接起电话的声音要不急不慢 ，并终保持轻松 、愉悦的`声调 ，不得在电话中和来电者耍脾气 、使性子甚至说粗口 。接电话中 ，要勤说请问 、对不起 、请稍等之类的谦词 。
在电话铃响的第二 、第三声的时候接起电话 。接起电话首先要说您好 ，(办公室名称 ，如果办公室名称较长 ，应用简称) ，忌以喂开头 。如果因故迟接，要向来电者说对不起 ，让您久等了 。对知道分机号码或者转向具体人姓名的电话 ，可以礼貌地说请稍等，并马上转接过去 。
如果要求转接领导电话 、对方又知道领导姓名 ，不知道分机号的话 ，就要礼貌地询问 ，对方是谁 、哪个单位的 。如果是如广告 、变相广告之类的电话 ，应该用礼貌的借口挡驾 ，或者转到相关部门处理 。
鉴于前台每天要接很多电话 ，为防止嗓子出现意外 ，要随时准备水 ，以滋润嗓子 ，随时保持良好的声音效果 。
职场办公室对外接待礼仪
(一)迎宾礼节 。迎宾礼仪是办公室日常接待的重要工作 。正确的迎宾工作 ，除了热情和真诚 ，礼仪常识必不可少 。迎来送往 ，是日常接待工作的主要方面 。
1.办公室日常迎宾 。秘书在办公室接待来访的客人，既有预先约定的 ，也有临时无约的不速之客 。不管是有约的还是无约的 ，秘书都应热情地以礼相待 。
当来宾若是熟悉且依约前来的，秘书可亲切地与其握手并礼貌地将其引到事先安排好的会谈地点 。对首次到访的来宾 ，不管有约无约 ，秘书都应诚恳地进行自我介绍 ，然后或确认或恭敬而礼貌地询问来宾身份 ，并与其握手致意 ，必要时可与来宾礼貌地交换名片 。对有约的 、重要的 ，或是远道而来的来宾 ，为了表示郑重 、尊敬和热情 、友好 ，主人(多数是秘书)应提前到达预先约定的地点或本单位的大门口 、办公楼下恭候来宾 。当来宾乘坐的车辆驶近时 ，应面带微笑 ，挥手招呼致意 ，以示我们在此已经恭候多时了 ，欢迎您的光临之意 。
2.办公室之外迎宾 。有时，秘书必须陪同或代表领导到机场 、码头 、车站等交通场所迎接来宾 ，或在接待活动地迎接来宾 ，这相对于办公室日常迎接来说，程序更为复杂些 ，礼仪礼节要求也更为讲究 。迎宾时 ，主人应提前到达迎接地点 。来宾到达后 ，主人应上前热情地招呼 、问候 ，然后或自我介绍 ，或互相介绍 ，或交换名片 。如果与来宾是初次见面 ，秘书可事先准备好写有如欢迎XX公司XX先生一行之类醒目文字的接站牌 。
对重要的来宾 ，可在交通场所或特定的地方举行一定的欢迎仪式 。必要时 ，要安排迎宾线 ，即在迎宾时 ，为了表示隆重 ，同时也便于主客双方相互致意，主方人员列队迎接来宾 。迎宾线可安排在门内 ，也可安排在门外 ，但一定要面向来宾方向 。迎宾线的迎接人员要按职务的高低排列，排列方式可是一字式或雁字式 。
欢迎重要来宾时 ，有时还要安排送花 。送花时 ，一般宜选择代表友谊 、喜悦 、欢迎花语的花卉 ，如玫瑰 、兰花 、紫罗兰等 。如果是接待外宾 ，送花时 ，一定要尊重来宾所在国对花的禁忌风俗 。一般来说 ，以红色花系或紫色花系为佳 ，忌用**花卉和菊花 、杜鹃花 、石竹花 。来宾所在国的国花一般都会受欢迎 。在数目上 ，西方人送花一般是单数 ，但不能送13朵 。
(二)送宾礼节 。俗话说：出迎三步 ，身送七步 。这是迎送客人的最基本礼节 。送别客人时 ，秘书应根据实际情况 ，将客人送至办公室(或接待室)门口，或送至电梯口 ，或送至单位的大门口等 ，与客人握手道别，必要时还要为客人打开车门 。送别时一定要注意的是 ，不管送到哪里 ，都要面带微笑 ，挥手目送客人远去 。握手道别时 ，主人一般不宜先伸手 ，以免给人造成逐客的误会 。
重要的访问应当举行一定的欢送仪式 ，欢送仪式可在交通场所或特定的地方举行 。必要时 ，要安排送宾线 ，即在送宾时 ，为了表示隆重 ，同时也便于主客双方相互话别 ，主方人员列队送别来宾 。送宾线的人数及安排与迎宾类似 。同时 ，有时还可安排送花 。送别时，可用芍药花 、胭脂花等 ，也可加杨柳 、杉枝表示祝福和惜别 ，同迎接时送花一样，也要注意有关的禁忌 。
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